Toimistotilojen käyttö ja kysyntä puhuttavat pandemian pyörteissä. Erilaisille joustavuuden elementeille on ollut kasvavaa tarvetta jo ennen koronaa, mutta teema on noussut entistä vahvemmin keskiöön myös suurten toimistokäyttäjien keskuudessa.
Vaikka monipaikkainen hybridityö on todennäköisesti tullut jäädäkseen, toimiston merkitystä se ei vähennä – päinvastoin.
–Toimitilaratkaisut ovat nyt pinnalla todella monissa yrityksissä. Jos aiemmin on ajateltu toimistoa lähinnä vain välttämättömänä kulueränä, nyt pohditaan kiivaasti, millaisia hyötyjä laadukkaista toimistotiloista voidaan saada, toteaa asset manager Luka Lahtinen NREPistä.
Lahtinen tutki käyttäjäyritysten näkemyksiä tulevaisuuden toimistotiloista viime syksynä valmistuneessa kiinteistötalouden alan diplomityössään. Osana työtä hän haastatteli useita Suomessa toimivia yrityksiä, joilla on vähintään sata toimistotyötä tekevää työntekijää.
–Joustavuus on ollut iso ilmiö aiemminkin, mutta se on keskittynyt lähinnä pienemmille käyttäjille esimerkiksi coworking-tilojen myötä. Halusin selvittää, miten joustavuus näkyy isojen käyttäjien toimistoratkaisuissa tulevaisuudessa, Lahtinen kertoo.
Lahtinen käsitteli diplomityössä joustavuutta sekä toimistodesignin että sekä vuokrasopimusehtojen näkökulmasta.
Tavoitteena oli tunnistaa, mitkä uudet joustavuuselementit olisivat arvostettuja ja haluttuja käyttäjien keskuudessa, ja toisaalta mitkä perinteiset toimistoelementit koetaan edelleen tärkeiksi nyt ja myös tulevaisuudessa.
–Design-näkökulmasta tutkin erityisesti yritysten suhtautumista jaettaviin tiloihin, kuten yhteiskäyttöisiin neuvottelutiloihin, taukotiloihin ja keittiöihin, Lahtinen kertoo.
–Tehokkuus on yksi tärkeä elementti, mitä tulevilta tiloilta halutaan. Tämän suhteen yhteisten tilojen hyödyt on hyvin tiedostettu, kunhan tilojen laatutaso on korkealla. Laadukkuudella voidaan torpata yhteistilojen mahdollisia haittapuolia, eli esimerkiksi turvata yksityisyys ja tietoturva, Lahtinen toteaa.
–Toisaalta jaettavuus osana perinteisiä toimistoelementtejä arveluttaa vielä osaa käyttäjistä. Se saattaa johtua suhteellisen vähäisistä aiemmista kokemuksista, sillä joustavat toimistoratkaisut ovat olleet historiallisesti varsin harvinaisia suurempien käyttäjien keskuudessa, Lahtinen lisää.
Monet yritykset näkevät yhteiskäyttöisissä tiloissa myös yhteisöllisyyttä ja sosiaalisia kohtaamisia tukevan elementin: Nämä ovat tärkeitä syitä sille, miksi toimistolle tulevaisuudessa mennään.
Vuokrasopimusehtojen kohdalla tärkeänä pidetään sopimuksen sisäistä joustavuutta.
– Varsinkin isommalle toimijalle toimiston valinta on suuri sitoutuminen, eikä yritykselle ole ideaalia muuttaa jatkuvasti. Siispä olisi hyvä, jos olemassa olevassa sijainnissa olisi joustavuutta. Voitaisiin siis tarpeen mukaan ottaa käyttöön enemmän tilaa tai pienentää käytössä olevia neliöitä. Erityisesti tällaisille ratkaisuille näyttäisi olevan paljon kysyntää, Lahtinen sanoo.
Lahtisen mukaan tutkimuksen tulokset osoittavat, että suurin osa käyttäjistä olisi valmis maksamaan korkeampaa vuokraa saadakseen enemmän joustavuutta toimitilaratkaisuunsa. Erityisesti oltaisiin valmiita maksamaan joustavuudesta vuokrasopimusehdoissa.
–Uskoisin, että jonkinlainen yhdistelmä toimistodesignin joustavuutta ja vuokrasopimuksen joustavuutta tulee olemaan jatkossa se halutuin ratkaisu, Lahtinen sanoo.
Lahtisen tutkimuksen mukaan toimiston ei tarvitse tarjota enää omaa vakituista työpistettä jokaiselle työntekijälle. Vaihtuvat työpisteet ovat jatkossa johtava trendi, kun työntekijät viettävät keskimäärin 2–3 työpäivää viikossa toimistolla.
–Toisaalta etätyöjakson pitkittyminen on tuonut entistä vahvemmin esiin myös sen haittapuolet. Paluu toimistolle kiinnostaa nyt todennäköisesti enemmän kuin viime kesänä, jolloin haastattelut tein. Etätyö näytti alkushokin jälkeen nopeasti etunsa, mutta ei yhtä nopeasti ehkä vielä hieman piileviä haittapuoliaan. Voikin olla, että moni yritys arvioi tällä hetkellä tarvitsevansakin enemmän toimistoneliöitä, kuin mitä viime kesänä oli mielessä, Lahtinen sanoo.
Lahtisen laatima viitekehys joustavan toimiston ja työnteon suhteesta:
LISÄTIETOA:
Luka Lahtinen: Most wanted elements of the future’s flexible office space – larger occupier’s perspective
Kuvan lähde: Shutterstock.
