3 tapaa varmistaa, että kiinteistödatasi on kunnossa

Useissa työtehtävissä käsitellään päivittäin suuria määriä informaatiota lukuisissa erilaisissa muodoissa. Tiedon suuren määrän takia on hyvinkin todennäköistä, että osa tiedosta saattaa olla vanhentunutta tai virheellistä.

Esittelemme kolme käytäntöä, joiden avulla pystyt minimoimaan vanhentuneen ja virheellisen tiedon määrää sekä ylläpitämään kiinteistötietosi laatua!

1. Luo prosessi tiedon ylläpidolle

Tiedon hallinnan haasteiden syynä on usein sen tallennus- ja säilytystapa. Tämä on yleistä etenkin kiinteistöomaisuuden hallinnassa, kun tietoa on monissa eri lähteissä. Yhtenä ratkaisuna on luoda standardoitu liiketoimintaprosessi, joka ohjaa tiedonhallinnan ylläpitoa ja rutiineja. Muutaman kysymyksen avulla on helpompi hahmottaa tätä prosessia:

  • Mikä on oleellista tietoa sinun toiminnallesi?
  • Kuinka tuoda tietoa oikein jokaiselle tietokentälle?
  • Kuinka usein tietoa tulisi päivittää?
  • Kuka on vastuussa mistäkin ylläpidon tehtävästä?
  • Kuinka tehdä tiedon laatuarviointia ja tarkistaa virheet?

Esimerkkinä kiinteistöön liittyvän perustiedon hallinta: Onko sinulla olemassa käytäntö sille miten esimerkiksi kiinteistön osoite tulisi kirjoittaa ja taltioida? Tai missä on luotettava tieto tulevista erilaisista vuokrakausista, vapaakuukausista, alennuksista budjetointia varten jne.  Ohjeistus ja säännöt tämänkaltaisiin käytäntöihin voivat vaikuttaa turhilta, mutta loppujen lopuksi nämä pienet ohjenuorat määrittelevät tiedon muodon.

2. Tiimi ja palveluntuottajat mukaan

Täydellisinkin prosessi on kelvoton, jos sitä ei oteta kunnolla käyttöön. Seuraava tärkeä askel onkin viestiä sovituista tiedon ylläpidon käytännöistä ja rohkaista koko tiimi sekä palveluntuottajat mukaan prosessiin. Jotta saat olennaiset henkilöt sitoutumaan, kannattaa harkita seuraavaa:

  • Tiedon syöttämiseen liittyvien prosessien ja standardien kouluttaminen ja harjoittelu
  • Tee selväksi mikä hyöty uudesta toimintatavasta on
  • Hyvin tehdyn työn palkitseminen

Kaikkien tiedon hallintaan osallistuvien osapuolten systemaattinen kouluttaminen on hyvä tapa vakiinnuttaa rutiinit liiketoiminnassasi. Koulutuksen ja harjoitusten järjestäminen yhdellä kertaa jokaiselle, joka on mukana kiinteistöportfolion hallinnassa, voi vaikuttaa massiiviselta haasteelta. Tämän vuoksi kannattaakin edetä askel kerrallaan: voit esimerkiksi aloittaa isännöitsijöistä ja kohdevastaavista, sitten jatkaa vuokrasopimuskannasta vastaaviin henkilöihin ja niin edelleen. Varmista, että jokainen ymmärtää ja osaa uudet käytännöt. Prosessin ylläpitämiseksi on tarpeellista vahvistaa parhaita käytäntöjä huomioimalla ja palkitsemalla. Älä epäröi kehumista ja palkitse kiinteistöhoitajiasi hyvästä työstä!

3. Tee tiedon laatuarviointia säännöllisesti

Inhimilliset virheet voivat johtaa ongelmiin tiedonkäsittelyssä. Jotkut virheet huomataan helposti, jotkut jäävät taas vahingossa huomaamatta. Säännöllinen tietokannan arviointi on tarpeellista, jotta tiedon laatu pysyy hyvänä. Metodi laadun tarkistamiseksi on tärkeää etenkin silloin, kun tietolähteitä on monia ja vertailu lähteiden välillä tarpeellista.

Tiedon arviointi voidaan toteuttaa joko ennalta määrättyjen aikataulujen mukaisesti tai satunnaisina tarkasteluina. Tehtävä on monimutkainen ja vaatii kiinteistötietorakenteesi perusteellista ymmärrystä. Siksi on suositeltavaa, että yrityksessä on nimetty henkilö tehtävänään olla analyytikko tai valvoa ja korjaa kiinteistötietoasi säännöllisesti. Tämä on huomattavasti tehokkaampaa ja tuloksia tuottavampaa kuin puolivuosittaisen tai vuosittaisen arvioinnin pitäminen.

Laadukas data antaa pitkäaikaisia hyötyjä

Laadukas tieto ja sen huoltaminen on yritykselle tärkeä investointi, joka tuottaa sekä lyhyt- että pitkäaikaisia hyötyjä. Virheiden määrä ja niiden merkitys tiedoissasi kasvavat datamäärän kasvaessa.

Hyvin huollettu informaatio auttaa kiinteistösijoittajia pysymään ajan tasalla ja eliminoimaan portfolion piilevät riskit sekä mahdollistaa oikeat johtopäätökset ja oikeellisen raportoinnin.

Kirjoittaja: Johanna Närvä-Hakala, Head of Sales, Assetti

Puh. +358 40 868 0380

johanna@assetti.pro